1. Rekisterinpitäjä
Espoon Tennisseura ry
Postiosoite:
PL 40
02711 Espoo
Käyntiosoite:
Lähdepurontie 1
02720 Espoo
Rekisteri on jäsenrekisteri Espoon Tennisseuran jäsenien osalta.
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Jukka Luhtala
jukka.luhtala@espoontennisseura.fi
p. 040-5009881
2. Rekisteröidyt
- Juniorijäsenet
- Seniorijäsenet
- Kunniajäsenet
3. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn jäsenyyssuhteen perusteella.
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
- Jäsenten rekisteröinti
- Sähköinen ja muu jäsenviestintä
- Jäsenyyteen kuuluvien palvelujen ja etujen tarjoaminen
- Järjestön tarkoitusta edistävät kyselyt ja tutkimukset
- Laskutus
- Analysointi ja tilastointi
- Valmennusryhmien ylläpito
4. Rekisteriin tallennettavat tiedot
Jäsenrekisteri sisältää jäsenten henkilötietoja.
- nimi
- sukupuoli
- palvelukieli
- syntymäaika
kontaktien yhteystiedot
- osoitetiedot
- puhelinnumero
- sähköposti
Jäsenyyttä koskevat tiedot
jäsensuhdetta koskevat tiedot
- liittymistiedot
- yhdistyksen vaihtaminen
- jäsenyyden päättäminen ja siihen liittyvät syyt
- laskutus- ja maksutiedot
- valmennusryhmä
5. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen: jukka.luhtala@espoontennisseura.fi
Tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot. Mikäli havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
Vastustamisoikeus
Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.
Poisto-oikeus
Mikäli koet, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (ohjeet valituksen tekemiseen). Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (ohjeet valituksen tekemiseen).
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsentä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:
- Jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään tai sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta tai muulla vastaavalla tavalla
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Emme myy tai vuokraa jäsenrekisterin tietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:
- Voimme luovuttaa käyttäjän tietoja kolmansille osapuolille, mikäli käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa.
- Voimme luovuttaa tietoja yhteistyökumppaneille, jotta he osaavat tarjota jäsenyyteen kuuluvia etuja jäsenyrityksille.
- Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
8. Käsittelyn kesto
Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin jäsenyys on voimassa.
9. Henkilötietojen käsittelijät
- Jäsenrekisterin tietoja käsittelevät Espoon Tennisseura ry:n toiminnanjohtaja (rekisterin ylläpitäjä) sekä päätoimiset valmentajat.
10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
11. Evästeet ja selailun seuranta
Voimme kerätä käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston, avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet.
12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
13. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietojesi turvallinen käsittely on meille tärkeää. Käytämme seuraavia suojatoimia tietojesi turvallisuuden varmistamiseksi.
- Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.
- Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät.
- Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin.
- Rekisteri sijaitsee tietokoneessa, joka on sijoitettu konesaliin palvelimelle, jonne pääsy asiattomilta on estetty.
- Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.
- Rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.